Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi saat mengikuti pameran adalah memesan booth terlalu mepet. Akibatnya pilihan desain jadi terbatas, revisi terburu-buru, dan risiko keterlambatan meningkat. Berikut gambaran timeline persiapan yang bisa Anda jadikan acuan.
Idealnya, mulai 1–2 bulan sebelum pameran
Untuk booth custom, mulailah berdiskusi dengan kontraktor sekitar satu hingga dua bulan sebelum hari pameran. Untuk booth sistem atau booth berukuran kecil, waktu persiapan bisa lebih singkat. Namun semakin awal, semakin leluasa Anda menyempurnakan desain.
Tahap 1: Order & konsultasi
Pada tahap ini Anda menyampaikan kebutuhan kepada kontraktor. Siapkan informasi berikut agar konsultasi lebih efektif:
- Nama pameran, lokasi venue, dan tanggal pelaksanaan
- Ukuran dan posisi space (misalnya 3x3 m, sudut, atau island)
- Tujuan pameran dan produk yang akan ditampilkan
- Aset brand: logo, panduan warna, dan materi grafis
- Perkiraan budget
- Dokumen teknis dari penyelenggara (manual peserta, aturan tinggi booth, dan sebagainya)
Tahap 2: Proses desain
Anda bisa menyerahkan desain sendiri, atau kontraktor membuatkan desain sesuai kesepakatan. Biasanya desain disajikan dalam bentuk gambar 3D agar Anda bisa membayangkan hasil akhirnya. Sisihkan waktu untuk revisi, dan pastikan desain final disetujui sebelum produksi dimulai.
Tahap 3: Proses produksi
Setelah desain disetujui, booth diproduksi di workshop: pembuatan rangka, panel, finishing, cetak grafis, hingga instalasi kelistrikan. Pada tahap ini, hindari perubahan desain besar, karena bisa memengaruhi jadwal dan biaya.
Tahap 4: Pengiriman & pemasangan di lokasi
Booth dikirim dan dipasang di venue sesuai jadwal loading dari penyelenggara. Pastikan ada penanggung jawab dari pihak Anda yang bisa mengecek hasil akhir sebelum pameran dibuka, misalnya posisi logo, pencahayaan, dan fungsi perangkat seperti TV atau stopkontak.
Jangan lupa jadwal pembongkaran
Setelah pameran selesai, booth harus dibongkar sesuai jadwal dismantling dari penyelenggara. Jika booth Anda bersistem bongkar pasang, komponennya bisa disimpan dan dipakai lagi untuk pameran berikutnya.
Checklist singkat
- Konfirmasi keikutsertaan dan ukuran space pameran
- Hubungi kontraktor booth dan kirimkan brief
- Setujui desain final
- Siapkan materi grafis dan produk display
- Koordinasikan jadwal loading dan kebutuhan listrik dengan penyelenggara
- Cek booth di lokasi sebelum pameran dibuka
Persiapan yang lebih awal memberi ruang untuk desain yang lebih matang, dan biasanya juga penawaran yang lebih baik.
Punya jadwal pameran dalam waktu dekat? Hubungi GASINDO Production untuk konsultasi gratis. Kami tangani mulai dari desain, produksi, hingga pemasangan booth Anda di lokasi.