Gathering perusahaan, peluncuran produk, seminar, hingga gala dinner hampir selalu memiliki satu titik fokus: panggung. Di sanalah sambutan disampaikan, produk diperkenalkan, dan dokumentasi utama diambil. Karena itu, persiapan panggung perlu direncanakan dengan matang.
Berikut checklist yang bisa Anda gunakan.
1. Tentukan konsep dan fungsi panggung
Sebelum bicara ukuran, pahami dulu apa saja yang akan terjadi di atas panggung:
- Sambutan dan presentasi
- Penampilan musik atau hiburan
- Peluncuran produk (product reveal)
- Talkshow atau panel diskusi
- Penyerahan penghargaan
Setiap aktivitas punya kebutuhan berbeda, misalnya talkshow membutuhkan kursi dan meja kecil, sedangkan penampilan band membutuhkan ruang lebih luas.
2. Sesuaikan ukuran dengan venue dan jumlah tamu
Pertimbangkan luas ruangan, tinggi plafon, dan jarak pandang tamu. Panggung harus cukup tinggi agar terlihat dari barisan belakang, tetapi tetap proporsional dengan ruangan.
3. Rancang backdrop yang mendukung pesan acara
Backdrop adalah latar yang akan muncul di hampir semua foto acara. Pastikan:
- Logo perusahaan dan judul acara terlihat jelas
- Desain selaras dengan tema dan warna acara
- Ukuran sesuai dengan dimensi panggung
- Material dan cetakan berkualitas, tidak mudah kusut atau memantulkan cahaya berlebihan
4. Pertimbangkan layar LED
Layar LED kini banyak menggantikan atau melengkapi backdrop cetak. Keunggulannya, konten bisa berganti sesuai sesi acara: dari judul acara, video pembuka, presentasi, hingga nama pemenang penghargaan.
5. Siapkan pencahayaan dan tata suara
Panggung yang baik harus terang merata sehingga wajah pembicara terlihat jelas di foto dan video. Koordinasikan juga posisi speaker, mikrofon, dan meja operator agar tidak mengganggu pandangan tamu.
6. Utamakan keamanan
- Pastikan konstruksi panggung kokoh dan permukaannya rata
- Sediakan tangga yang aman di sisi panggung
- Rapikan dan amankan kabel agar tidak tersandung
- Pastikan rangka backdrop dan layar terpasang kuat
7. Atur jadwal pemasangan dan gladi
Pemasangan panggung biasanya dilakukan sehari sebelum acara atau pada pagi hari, tergantung aturan venue. Sisihkan waktu untuk gladi resik agar alur acara, perpindahan konten di layar, dan posisi pengisi acara bisa dicek sebelum tamu datang.
Gladi resik sering dianggap formalitas, padahal di sanalah sebagian besar masalah teknis ditemukan dan diperbaiki.
Serahkan urusan panggung kepada Kami
GASINDO Production menangani event production mulai dari desain panggung, backdrop, layar, hingga dekorasi dan perlengkapan pendukung. Anda bisa fokus pada tamu dan isi acara. Hubungi Kami untuk mendiskusikan event Anda berikutnya.